📘 Manual Guide

Coaching & Development - QC Portal
Performance Improvement Program â€ĸ Version 1.0 â€ĸ July 2026

đŸŽ¯ Coaching Journey Flow (9 Stages)

🔴 New
→
🔍 Assess
→
đŸ”ĩ GROW
→
📤 Submit
→
🟡 Review
→
đŸ’Ŧ Session
→
đŸŸĸ Action
→
Eval
→
✅ Done

📋 Overview

Tujuan: Meningkatkan performa QC melalui coaching terstruktur berbasis data dengan pendekatan GROW Model yang diperkaya Assessment dan Follow-up.

💡 Filosofi Coaching
Coaching adalah proses QC menemukan jawaban sendiri melalui refleksi. TL berperan sebagai fasilitator, bukan pemberi solusi.

👤 Panduan untuk QC

Stage 1: 🔴 New (Auto-Triggered)

✅ Tidak Perlu Diisi
Otomatis muncul saat KPI < 95%. Tunggu notifikasi untuk lanjut ke Assessment.

Stage 2: 🔍 Assessment WAJIB ISI

Step 2.1: Root Cause Analysis

Field Cara Isi Contoh
👤 People Faktor diri sendiri (skill, attitude, fokus) "Kurang teliti saat review call di jam sibuk"
⚙ī¸ Process SOP/prosedur yang bermasalah "SOP evaluasi belum update untuk kasus baru"
🛠ī¸ Tools System/equipment yang jadi kendala "Dashboard sering loading lambat"
Environment Faktor lingkungan (workload, waktu) "Workload tinggi di akhir bulan"

Step 2.2: Performance Gap Analysis

Field Cara Isi
Target KPI Default 95% (sesuaikan jika ada target spesifik)
Actual KPI Auto terisi dari data, bisa edit jika perlu
Gap Analysis Jelaskan MENGAPA ada gap (maks 3-4 kalimat)

Step 2.3: Competency Self-Assessment (Skala 1-5)

Aspek Penilaian
Technical 1 = Sangat kurang, 5 = Sangat mahir
Soft Skill Komunikasi, teamwork, problem solving
Knowledge Pemahaman SOP, produk, regulasi

Step 2.4: Recommendation

Tulis rekomendasi tindakan yang Anda harapkan dari TL.

💡 Tips
Jujur dan spesifik. Assessment ini jadi dasar untuk GROW yang efektif.

Stage 3: đŸ”ĩ GROW WAJIB ISI

Huruf Arti Pertanyaan Pemantik Cara Isi
G Goal "Apa target bulan depan?" Target spesifik & terukur
(contoh: "Akurasi naik ke 98%")
R Reality "Kondisi sekarang?" Jelaskan situasi aktual berdasarkan data assessment
O Options "Solusi apa yang mungkin?" Minimal 3 alternatif solusi
W Will "Apa yang akan dilakukan?" Action plan SMART (lihat panduan di bawah)
📌 Action Plan di "Will" harus SMART
  • Specific - Jelas apa yang dilakukan
  • Measurable - Ada angka/target
  • Achievable - Realistis
  • Relevant - Sesuai masalah
  • Time-bound - Ada deadline
Contoh Will yang Baik vs Buruk
❌ "Saya akan lebih teliti" (tidak SMART)
✅ "Review checklist sebelum submit setiap call, target 0 error selama 2 minggu ke depan" (SMART)

Stage 4: đŸŸŖ Submit

✅ Aksi
Klik "📤 Submit ke TL". Status berubah, TL akan review.

Stage 7: đŸŸĸ In Progress (Upload Evidence)

Jenis Evidence yang bisa diupload:

  • 📸 Screenshot coaching session
  • 📸 Foto dokumen/lembar kerja
  • 📸 Bukti implementasi action plan
  • Screenshot dashboard KPI improvement
📋 Format File
JPG, PNG, WEBP (Max 10MB per file)
💡 Tips
Upload minimal 2-3 evidence untuk dokumentasi yang lengkap.

Panduan untuk TL QC

Stage 5: 🟡 TL Review WAJIB VALIDASI

Step 5.1: Review Assessment & GROW

  • Baca Assessment QC dengan seksama
  • Cek apakah root cause sudah tepat
  • Validasi apakah GROW selaras dengan assessment

Step 5.2: SMART Validation (CHECKLIST)

✅ Specific Apakah action plan jelas & detail?
☐
✅ Measurable Apakah ada angka/target yang bisa diukur?
☐
✅ Achievable Apakah realistis untuk dicapai QC?
✅ Relevant Apakah sesuai dengan masalah yang dihadapi?
☐
✅ Time-bound Apakah ada deadline yang jelas?

Step 5.3: Feedback

  • Tulis feedback konstruktif (pujian + saran perbaikan)
  • Gunakan metode "Sandwich": Positif → Improvements → Positif
⚠ī¸ Aksi TL
  • ✅ Validate & Approve → Lanjut ke Session Ready
  • ↩ī¸ Return → Kembalikan ke QC dengan alasan jelas
💡 Tips
Jika SMART tidak terpenuhi, Return dengan catatan spesifik apa yang perlu diperbaiki.

Stage 6: đŸ’Ŧ Session Ready

✅ Aksi
  • Jadwalkan coaching 1-on-1
  • Siapkan materi berdasarkan GROW QC

Stage 7: In Progress

📌 Catatan
  • QC upload evidence
  • TL bisa preview evidence kapan saja

Stage 8: Follow-up Assessment 2-4 MINGGU SETELAH COACHING

ī¸ WAJIB DIISI TL
Evaluasi hasil coaching setelah 2-4 minggu implementasi.
Field Cara Isi
KPI Before KPI saat coaching dimulai
KPI After KPI saat follow-up (auto-hitung improvement)
Action Plan Completion Pilih: 0% / 25% / 50% / 75% / 100%
Sustainability Pilih: Stable / Improving / Declining / Unstable
Behavioral Change Observasi perubahan perilaku QC
Recommendation Pilih: Success / Need Follow-up / Re-coaching / Escalate

Panduan Recommendation:

Opsi Kapan Dipilih
✅ Success KPI naik â‰Ĩ5%, action plan â‰Ĩ75% selesai
⚠ī¸ Need Follow-up KPI naik tapi belum stabil
Re-coaching KPI tidak ada perubahan
🚨 Escalate KPI turun atau masalah serius

Stage 9: ✅ Completed

📌 Final
  • Final documentation tersimpan
  • Bisa di-return jika ada masalah di kemudian hari

đŸŽ¯ Do's and Don'ts

✅ DO'S

  • Isi assessment dengan jujur dan berbasis data
  • Gunakan bahasa spesifik, bukan general
  • Upload evidence yang relevan
  • TL berikan feedback konstruktif
  • Follow-up sesuai timeline (2-4 minggu)

❌ DON'TS

  • Jangan copy-paste dari coaching sebelumnya
  • Jangan isi GROW tanpa assessment yang matang
  • Jangan skip SMART validation
  • Jangan tunda follow-up assessment
  • Jangan return tanpa alasan jelas

📊 KPI Success Criteria

Status Kriteria
đŸŸĸ Success Improvement â‰Ĩ5% + Completion â‰Ĩ75%
🟡 Partial Improvement 1-4% + Completion 50-74%
🔴 Failed No improvement atau Completion <50%

🆘 Troubleshooting

Masalah Solusi
Modal tidak muncul Refresh halaman (F5)
Upload gagal Cek koneksi internet & ukuran file
Data tidak tersimpan Cek console browser (F12)
Status tidak update Tunggu 5-10 detik (Firebase sync)
Evidence tidak bisa preview Cek URL Apps Script sudah benar

📞 Support

Jika ada kendala teknis:
  1. Cek console browser (F12 → Console)
  2. Screenshot error message
  3. Hubungi admin portal

đŸŽ¯ Ingat: Coaching adalah proses QC menemukan jawaban sendiri melalui refleksi. TL berperan sebagai fasilitator, bukan pemberi solusi.

Last Updated: July 2026 â€ĸ Version 1.0